Både Arbeidsmiljøloven og i forarbeidene til Likestillings- og diskrimineringsloven pålegger eller oppfordrer virksomheter til å ha retningslinjer og varslingsrutiner.
Varslingsrutiner
Å skulle varsle oppleves for mange som et stort steg å ta. Får man informasjon om hvordan man vil bli møtt som varsler, kan det bidra til å senke terskelen.
Målet er en god tilbakemeldingskultur, og lav terskel for å melde fra om noe man opplever som ugreit, ubehagelig eller kritikkverdig – slik at man kan forbedre arbeidsforholdene.
- Informasjon om retningslinjer og varslingskanaler og -rutiner må kommuniseres til alle i virksomheten – faste ansatte, midlertidige ansatte, frilansere, frivillige og selvstendig næringsdrivende.
- Varslingskanaler bør fremheves på nettsidene, og informasjon kan løftes frem på fellesmøter, på oppstartsmøter eller liknende.
- Arbeids- og oppdragskontrakter kan også gjerne inkludere et punkt om varslingskanaler, vern mot seksuell trakassering og diskriminering og ansvar for et godt miljø. Se Balansekunsts forslag til formulering her.
- Det bør være oppført flere ulike personer man kan kontakte for varsling. Alle som har ansvarsposisjoner i virksomheten bør ha litt ekstra kunnskaper om varslingsrutiner, og være åpne for å ta imot varsler.
Alle i virksomheten skal alltid kunne si ifra når de opplever uønsket seksuell oppmerksomhet, krenkende eller ugrei oppførsel enten den kommer fra kunder, gjester, brukere, kollegaer eller ledere. Man skal oppleve det som trygt å varsle og varslingen må ikke få negative konsekvenser for den som melder ifra.
Enhver kan også kontakte Likestillings- og diskrimineringsombudet eller Balansekunsts rådgivningstelefon for råd og veiledning. Er man med i en fagforening kan man også søke støtte derfra.
Balansekunst har laget en mal for retningslinjer og varslingsrutiner, basert på dialog med advokatfirmaet Graasvold & Stenvaag og Likestillings- og diskrimineringsombudet. Alle er velkomne til å klippe og lime fra malen.
Å håndtere varsler innebærer ofte vanskelige avveininger. Vi har laget case-oppgaver som gir en mulighet til å diskutere og øve på håndtering av varsler.
Fremgangsmåte for å varsle om trakassering
Det er ingen formkrav til varsling, det kan gjøres muntlig, skriftlig, over e-post, sms eller digitale løsninger. Leder som får vite om trakassering får handlingsplikt.
For en ryddig prosess er det nyttig å skrive ned tid og sted, hva som hendte og hvordan du reagerte, og at du sparer på eventuelle bevis for uønsket seksuell oppmerksomhet, usaklig forskjellsbehandling eller andre uønskede forhold.
Det er fordelaktig om den utsatte har gjort det tydelig for den som trakasserer at oppførselen er uønsket, plagsom eller krenkende. Dersom det kan råde usikkerhet rundt hvorvidt oppførselen er uønsket eller ikke bør den utsatte kommunisere dette til den som trakasserer. Det er imidlertid ikke alltid så enkelt å stå opp for seg selv, særlig dersom man står i et avhengighetsforhold, slik man ofte gjør i arbeidssammenheng.
Lovverket sier at dersom adferden er tilstrekkelig alvorlig er det ikke et krav at den utsatte må si ifra, fordi man vil kunne si at handlingspersonen burde ha forstått at adferden var uønsket.
Dersom virksomheten har nedfelte regler for oppførsel på plass vil det være lettere å håndtere spørsmål knyttet til hva den anklagede burde forstå. Tydelige regler skaper tydeligere håndteringsprosesser.
Den som opplever seg trakassert kan også søke råd hos sin fagforening, hos Likestillings- og diskrimineringsombudet, og hos Balansekunsts rådgivningstelefon.
Fremgangsmåte for arbeidsgivers undersøkelse av varslingen
En leder som blir gjort oppmerksom på kritikkverdige forhold i virksomheten har handlingsplikt og må ta saken på alvor.
Dersom det er snakk om alvorlig trakassering som kan rammes av straffeloven skal saken politianmeldes, i samråd med den som er rammet. Da skal politiet håndtere saken, og ikke arbeidsgiver.
Ved saker som omhandler seksuell trakassering og diskriminering, i strid med Likestillings- og diskrimineringsloven, og/eller brudd på retningslinjer, skal saken behandles av leder eller en annen ansvarsperson i virksomheten.
Den som håndterer saken må snakke med partene, hver for seg. Både varsler og omvarslede har lov til å ha med seg en støtteperson i møtene. Dersom parten(e) har oppgitt vitner, bør disse innkalles til samtaler for å avklare om de har vært vitne til påståtte hendelser. Hvis partene skal gå i dialog, bør det være fordi den som har varslet har ønsket det.
Den som håndterer saken må skrive referat fra alle møter, og må sørge for en rask prosess der partene er godt informert om plan for fremgang i saken. Den som håndterer varselet har taushetsplikt, men får en handlingsplikt hvis hen får kunnskap om trakassering som kan true et forsvarlig arbeidsmiljø.
Den som håndterer varselet og undersøker saken må vurdere og konkludere i saken, og må videre vurdere hvilke sanksjoner som skal benyttes dersom den omvarslede har brutt retningslinjene.
Mulige sanksjoner er:
En prat
En streng prat
En advarsel
Omplassering
Fratakelse av ansvar
Slutt på samarbeid
Oppsigelse (må være i tråd med arbeidsmiljøloven § 15)
Begge/alle parter i saken skal få informasjon om konklusjon i saken, og målet er forsoning og gjenoppretting av et forsvarlig arbeidsmiljø.
Leder bør i samtale med involverte parter vurdere om det er behov for endringer i arbeidsforholdet for å ivareta et godt arbeidsmiljø, og om saken skal føre til styrking av rutiner i det forebyggende arbeidet for å hindre tilsvarende hendelser.
Alle saker må referatføres og oppbevares konfidensielt i virksomhetens arkiv.
Husk! Varslingssystemer er viktig. Vær likevel obs på at det er et system med grunnleggende svakheter. Den som utsettes for maktmisbruk må tale makta i mot ved å varsle – det er ofte vanskelig. Like viktig som praktiske rutiner for varsling, er derfor refleksjon rundt maktforhold og arbeid med å bygge tillit.